Obiectivele SMART: ce înseamnă, cum să le stabilești și exemple din care să te inspiri

Obiectivele SMART sunt un instrument de management care te ajută să te concentrezi pe urmărirea unor măsuri luate conform unor considerente clare. Dacă ți le stabilești corect și le urmărești cu tenacitate ai mai multe șanse să reușești ce ți-ai propus și mai puține riscuri să te pierzi în acțiuni irelevante sau inutile. Te ajută să-ți verifici progresele, să evaluezi avansul înregistrat și să iei eventualele măsuri de remediere.

SMART este un acronim, dar poate fi interpretat și ca o metodă inteligentă (smart) de a-ți stabili și urmări obiective fezabile, relevante, măsurabile și adecvate nevoilor de management, cu termene de îndeplinire clare.

Dacă sunt solid fundamentate, corect stabilite și urmărite cu tenacitate, obiectivele SMART sunt foarte eficiente atât pentru persoanele care vor să avanseze profesional sau să se dezvolte personal, cât și pentru șefii de echipă sau de departament, pentru micii antreprenori, pentru directorii de vânzări, persoanele cu funcții executive importante ș.a. din diverse industrii și domenii de activitate.

Ce înseamnă acronimul SMART și care sunt obiectivele?

Prima definiție a conceptului de obiective SMART a fost făcută de George T. Doran în articolul intitulat „There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives” („Există o metodă S.M.A.R.T. de a scrie obiective manageriale”), publicat în numărul din noiembrie al publicației Management Review.

Obiectivele S.M.A.R.T. se numesc astfel de la acronimul celor 5 termenii definitorii din limba engleză: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, și Time-Bound.

În scrierile de specialitate în limba română, acești 5 termeni sunt traduși și utilizați ca:

• Specific (concret, fără ambiguități);
• Măsurabil;
• Accesibil (realist, fezabil în condițiile date și cu resursele disponibile);
• Relevant;
• (la) Timp – să aibă un termen limită de îndeplinire.

Stabilirea obiectivelor SMART se face de regulă după elaborarea analizei SWOT, eventual și a celei PESTEL (sau PESTLE).

Îți prezentăm în continuare toate criteriile SMART, astfel încât să înțelegi ce înseamnă și la ce folosește fiecare.

SPECIFIC – adecvat domeniului de activitate

Un obiectiv trebuie să fie specific și precis. Este nevoie de o direcție clară de urmat, ca să nu riști să te abați de la traseu.

Un obiectiv specific bine conturat este de exemplu „vreau ca în următoarele 6 luni să cresc vânzările de pantofi din Timișoara cu 20% față de aceeași perioadă din anul fiscal precedent, cu ajutorul echipei de vânzări din județul Timiș“. Exemple de obiective nepotrivite ar fi: „să-mi meargă mai bine afacerea“ sau „să nu vând mai puțin decât până acum și să am mai puține pierderi tehnologice“. Obiectivele trebuie să fie exprimate prin enunțuri pozitive și concrete.

Obiectivele specifice trebuie să se refere la o singură direcție, și anume vânzările, în exemplul pozitiv de mai sus. Este contraindicat să urmărești și creșterea vânzărilor și diminuarea pierderilor prin procesul tehnologic, deoarece mai multe direcții presupun seturi diferite de măsuri manageriale și alți membri ai echipei de proiect.

Ca să-ți poți stabili temeinic obiectivul, este bine să-ți pui câteva întrebări esențiale:

1. Ce îmi propun să fac?
2. De ce este necesar/important?
3. În ce zonă trebuie să-mi pun în practică obiectivul?
4. Pe cine contez în realizarea obiectivului?
5. În cât timp?

Enunțul dat ca exemplu – „vreau ca în următoarele 6 luni să cresc vânzările de pantofi din Timișoara cu 20% față de aceeași perioadă din anul fiscal precedent, cu ajutorul echipei de vânzări din județul Timiș“ – răspunde tuturor celor 5 întrebări, presupunând că:

1. Vrei să-ți crești semnificativ cifra de afaceri.
2. În portofoliul tău, pantofii sunt produsele cu cea mai mare valoare.
3. Piața din Timișoara a crescut ca putere de cumpărare.
4. Echipa ta de vânzări din jud. Timiș poate acoperi ușor magazinele din Timișoara.
5. Termenul de 6 luni este fezabil.

MĂSURABIL – cu rezultate concrete, exprimate în cifre

Un obiectiv trebuie să fie măsurabil, adică să fie exprimat în cifre. Astfel poți urmări progresul, știi cât de aproape te afli de îndeplinirea țintei și dacă resursele alocate se dovedesc insuficiente.

Iată câteva dintre întrebările la care e bine să răspunzi pentru stabilirea corectă a obiectivului:

1. Cât vreau să obțin?
2. Cu ce resurse?
3. În cât timp?

Revenim la exemplul anterior: „vreau ca în următoarele 6 luni să cresc vânzările de pantofi din Timișoara cu 20% față de aceeași perioadă din anul fiscal precedent, cu ajutorul echipei de vânzări din județul Timiș“.

Enunțul este corect dacă răspunsurile la cele 3 întrebări de mai sus sunt:

1. Vreau să obțin x lei (= totalul vânzărilor de pantofi din Timișoara din primele 6 luni ale anului anterior + 20%).
2. Cu echipa de vânzări din jud. Timiș (5 oameni).
3. În 6 luni.

Întrebările pot diferi în funcție de domeniul tău de activitate, dar ce trebuie să aplici este alocarea unor cifre în ce privește rezultatul urmărit, resursele și intervalul de timp necesar atingerii țintei.

ACCESIBIL – realizabil în contextul respectiv, cu resursele disponibile

Obiectivul trebuie să fie fezabil. Este bine să fie ambițios, ca să fie motivant, dar dacă este imposibil de atins devine demotivant pentru întreaga echipă. Cei mai mulți manageri își propun obiective exagerat de ambițioase.

Este realist să-ți propui o creștere cu 20% a vânzărilor de pantofi din Timișoara înregistrate de compania ta în primele 6 luni ale anului trecut și pentru asta să te bazezi pe cei 5 specialiști în vânzări pe care îi ai în Timiș, dar e greu de crezut că poți depăși cu 20% vânzările din toată țara cu ajutorul celor 5 oameni din Timiș.

Celor 5 oameni trebuie să le asiguri și resurse, de exemplu să le decontezi transportul, să le pui la dispoziție materiale de prezentare sau orice au nevoie pentru a convinge proprietarii magazinelor de încălțăminte să se aprovizioneze cu pantofii comercializați de firma ta.

Obiectivul tău poate fi de asemenea nerealist dacă îți propui creșterea vânzărilor nu cu 20%, ci cu 50% și nu în Timișoara, ci în București. Trebuie să ții cont de potențialul pieței din zona respectivă, de capacitatea echipei de a acoperi magazinele locale, de contextul economic și de alte condiții care pot duce la nerealizarea obiectivelor.

Relevant pentru compania ta (sau pentru tine personal)

Un obiectiv trebuie să aducă beneficii concrete afacerii tale sau țelului personal pe care îl urmărești. Sună logic, însă este greu să identifici calea către succes și să o urmărești fără cea mai mică abatere când trebuie să-ți dezvolți afacerea, când ești la cârma unei corporații sau când vrei să faci o schimbare majoră în viața ta.

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care o fac antreprenorii este să analizeze un exemplu din manuale sau succesele unei alte companii și să încerce să aplice respectivele tactici fără să-și dea seama că nu sunt potrivite pentru strategia lor de dezvoltare sau sunt contraindicate în contextul pieței pe care activează.

Ca să te asiguri că obiectivul tău este relevant, pune-ți următoarele întrebări:

1. Acest obiectiv îmi va ajuta afacerea (sau ținta personală pe care o urmăresc)?
2. Se potrivește cu specificul firmei, cu nevoile, posibilitățile și poziționarea ei (sau ale mele, în cazul unui obiectiv personal)?
3. Am resursele umane și financiare potrivite?
4. Este momentul potrivit?
5. Are loc într-un context favorabil?

TIMP – stabilirea unui termen de îndeplinire

Un obiectiv care nu are un termen clar până la care să fie îndeplinit rămâne un deziderat vag, la care nimeni nu lucrează cu consecvență. Totul poate fi amânat, iar rezultatele nu se întrezăresc niciodată.

Revenind la exemplul anterior, dacă nu precizezi că obiectivul trebuie îndeplinit în 6 luni, echipa de vânzări din Timiș nu va ști ce să facă. Dacă nu au o țintă cu un termen fix, oamenii tind să acorde prioritate sarcinilor curente, unde știu când au de așteptat rezultate, știu cât durează și cum să procedeze.

Asigură-te că obiectivul tău poate fi atins la termen și că îl poți urmări în etape intermediare. Întrebările pe care e bine să ți le pui sunt:

1. Care este termenul final de îndeplinire?
2. Ce rezultate intermediare am de urmărit (săptămânal, lunar etc.)?

Ideal este să stabilești și să comunici echipei atât termenul de finalizare, cât și termene intermediare de evaluare a progresului. Vezi cum stau lucrurile la 25%, 50% și 75% din intervalul alocat, astfel încât să poți interveni la timp.

Cele 5 principii în stabilirea și urmărirea obiectivelor SMART

Specialiștii recomandă aplicarea a cinci principii esențiale pentru stabilirea și monitorizarea obiectivelor SMART, și anume:

1. Claritate. Fiecare obiectiv trebuie să fie ușor de înțeles pentru toți membrii echipei.
2. Provocare. Obiectivele trebuie să fie suficient de ambițioase pentru a stimula membrii echipei să-și pună în valoare la maximum potențialul profesional și personal.
3. Implicare. Este nevoie de muncă perseverentă, concentrată pe atingerea obiectivului, mai ales dacă este unul ambițios.
4. Feedback. Ca manager trebuie să evaluezi progresele de etapă și să le explici membrilor echipei unde au obținut rezultate bune și unde trebuie să insiste sau să-și schimbe abordarea. Vei vedea pe parcurs dacă obiectivul este prea ușor de îndeplinit (și atunci poți realoca o parte dintre resurse către alte sarcini) sau prea împovărător pentru echipă (caz în care îl ajustezi sau aloci noi resurse).
5. Complexitatea sarcinilor. Ține cont de dificultatea sarcinilor pe care le va avea de îndeplinit fiecare membru al echipei. Alocă responsabilitățile în consecință, asigură-te că fiecare știe ce are de făcut și verifică pe parcurs dacă toți oamenii implicați fac față îndatoririlor.

Exemple de obiective SMART în diverse domenii

Poți aplica sistemul SMART de stabilire a obiectivelor ca să-ți atingi țintele în numeroase domenii.

Îți oferim în cele ce urmează câteva exemple remarcabile din care să te inspiri dacă ai un business sau o funcție de conducere într-o companie, dacă vrei să obții rezultate remarcabile în marketingul digital, dacă vrei să iei cele mai bune decizii pentru resursele umane sau dacă scopul tău este dezvoltarea personală.

Exemplu de obiective SMART în business

Obiectivele SMART pot fi aplicate în diverse direcții de dezvoltare a unui business, de la management la leadership, economie de costuri, marketing etc. Una dintre cele mai frecvente arii de aplicare este cea de vânzări. Reluăm exemplul de mai sus, ca să observi cum se validează conform celor 5 criterii:

Specific: vreau ca în următoarele 6 luni să cresc vânzările de pantofi din Timișoara cu 20% față de aceeași perioadă din anul precedent, cu ajutorul echipei de vânzări din județul Timiș

Măsurabil: voi monitoriza vânzările de pantofi din Timișoara comparativ cu cele 6 luni de referință din anul precedent.

Realizabil: echipa mea de vânzări din județul Timiș poate acoperi magazinele din Timișoara, oraș unde puterea de cumpărare a crescut cu 12%.

Relevant: vânzările de pantofi aduc în prezent 30% din profitul firmei.

Timp de realizare: următoarele 6 luni, cu evaluări lunare.

Exemplu de obiective SMART în marketingul digital

În funcție de strategia pe care o urmărești, poți acționa în diverse moduri. Poți avea ca scop creșterea ratei de conversie, îmbunătățirea experienței de navigare a vizitatorilor în site, creșterea numărului de recenzii pentru produse, reducerea numărului de comenzi nefinalizate, diminuarea retururilor etc.

Îți prezentăm un exemplu relevant referitor la creșterea ratei de conversie, una dintre țintele prioritare în gestionarea unui magazin online.

Specific: vreau ca în următoarele 3 luni să cresc cu 10% rata de conversie prin optimizarea procesului de check-out din magazinul meu online.

Măsurabil: voi monitoriza rata de conversie (finalizarea comenzilor) în următoarele 3 luni.

Realizabil: pot folosi instrumentele de optimizare a procesului de check-out (funcția de creare automată a contului de client, geolocalizarea pentru completarea rapidă a adresei de livrare a comenzii ș.a.) și pot ajusta designul paginii de finalizare a comenzii.

Relevant: simplificarea experienței utilizatorului facilitează procesul de cumpărare.

Timp de realizare: implementare în 5 zile, monitorizare la fiecare 2 săptămâni și eventuale ajustări la designul paginii de finalizare a comenzii. Termen final: 3 luni.

Exemplu de obiective smart pentru resurse umane

În resursele umane păstrarea salariaților este deosebit de importantă, deoarece sunt deja instruiți și familiarizați cu procesele de lucru ale firmei, deci este o alternativă mai puțin costisitoare decât căutarea, selectarea și instruirea unor noi angajați.

Iată un exemplu de obiectiv SMART pentru păstrarea salariaților în cazul unei firme de dimensiuni medii.

Specific: vreau ca în următoarele 12 luni să cresc cu 50% rata de retenție a angajaților prin oferirea unor beneficii și facilități.

Măsurabil: voi monitoriza lunar rata de retenție.

Realizabil: pot oferi mai multă flexibilitate în programul de lucru (inclusiv munca de acasă), o zi liberă cu ocazia zilei de naștere și decontarea a 50% din valoarea abonamentului la sala de fitness.

Relevant: flexibilitatea programului de lucru, sănătatea și menținerea formei fizice sunt importante pentru angajați firmei.

Timp de realizare: comunicarea celor 3 măsuri în termen de 5 zile, cerere de feedback din partea angajaților în maximum 10 zile, monitorizarea lunară a ratei de retenție timp de un an.

Exemplu de obiective smart în dezvoltarea personală

Unul dintre cele mai frecvente țeluri în dezvoltarea personală este obținerea unui loc de muncă mai bun.

Exemplu de obiectiv SMART:

Specific: vreau ca în următoarele 3 luni să fiu angajat ca director de vânzări într-o companie multinațională din zona București-Ilfov.

Măsurabil: voi trimite zilnic cel puțin 3 aplicații pe zi la anunțurile de angajare de pe LinkedIn și de pe platformele eJobs, BestJobs ș.a.

Realizabil: există cerere pe piața forței de muncă pentru recrutarea de directori de vânzări. Am mașină și mă pot deplasa ușor în București și zonele limitrofe.

Relevant: am experiență în coordonarea echipelor de vânzări și pot obține recomandări de la foștii mei angajatori.

Timp de realizare: în 2 zile îmi actualizez CV-ul, în 5 zile obțin recomandări de la foștii angajatori, apoi aplic zilnic la cel puțin un anunț de angajare.

Resurse utile pentru stabilirea obiectivelor SMART

Există numeroase programe și aplicații software care te pot ajuta la stabilirea, dezvoltarea, monitorizarea și evaluarea progreselor în atingerea obiectivelor SMART.

Platforme pentru managementul proiectelor. Soluții software cum ar fi Monday.com, Asana sau Trello te ajută să-ți definești obiectivele, să distribui sarcinile către membrii echipei, să monitorizezi rezultatele etc.

Aplicații mobile pentru urmărirea obiectivelor. GoalsOnTrack și Lifetick te ajută să-ți stabilești și să-ți atingi obiectivele SMART. Ai la dispoziție structuri și îndrumări pentru definirea obiectivelor și sarcinilor, iar pentru monitorizarea progreselor primești notificări și rapoarte periodice.

Instrumente de analiză pentru activitatea și vânzările online. Folosește instrumentele analitice de la CloudCart care îți generează tabele și grafice pentru imagini de ansamblu și date concrete despre vizitatori, cumpărători, segmentarea pe tipuri de clienți, vânzări, comenzi etc. Alternativ, poți folosi Google Analytics sau alte resurse, în funcție de indicatorii de performanță pe care îi urmărești.